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Neue Multifunktionsgeräte für DIE ALTERNATIVE

15. Juni 2021

DIE ALTERNATIVE hilft suchtbelasteten Eltern und deren Kindern, durch sozialtherapeutische Arbeit nach ihrem Entzug, ein selbständiges und integriertes Leben führen zu können. Rund 100 Mitarbeitende arbeiten für den Verein an vier Standorten im Kanton Zürich. Neben der Sozialarbeit mit den Klientinnen und Klienten, fallen auch aufwändige administrative Arbeiten an. 

Insbesondere bei der Administration hat sich DIE ALTERNATIVE zum Ziel gesetzt, digitaler und effizienter zu werden. Dafür werden einerseits die richtigen Applikationen und andererseits professionelle Multifunktionsgeräte benötigt. Der gleichzeitige Defekt zweier Drucker brachte DIE ALTERNATIVE schneller als geplant auf Digitalisierungs-Kurs.

Bitfee erhielt den Auftrag, die heutige Gerätenutzung zu hinterfragen und einen ganzheitlichen Vorschlag auszuarbeiten. Die Analyse umfasste:

– Erfassung der Ist-Situation der Geräte
– Abklärung der Bedürfnisse der Mitarbeitenden
– Prüfung der Offerten diverser Hersteller
– Erarbeitung von Vorschlägen für die zukünftigen Gerätenutzung

Am IT-Board, einer regelmässigen Sitzung zwischen der Geschäftsleitung und Bitfee, wurde der Lösungsvorschlag präsentiert:

Die 24 bestehenden Drucker verschiedener Hersteller sollen durch neun bedürfnisgerechte Multifunktionsgeräte ersetzt werden, was zu einem Einsparpotential von mehreren tausend Franken im Jahr führen wird.

Die Geschäftsleitung entschied, dem Vorschlag zu folgen und künftig mit Mietgeräten des Herstellers TOSHIBA zu arbeiten. Daraufhin startete Bitfee mit der Umsetzung der neuen Strategie bei der ALTERNATIVE. Folgende Schritte wurden vor dem Austausch der Geräte unternommen:

– Verhandlung Vertragskonditionen mit Toshiba Tec und Bestellung
– Koordination und Planung der Umsetzung mit Toshiba Tec und der ALTERNATIVE
– Einrichtung virtueller Printserver, Gruppenrichtlinien und einheitlicher Namensgebung
– Erstellung individualisierter Supportanleitung

Dank guter Koordination konnten alle Geräte an den vier Standorten innerhalb von zwei Tagen in Betrieb genommen werden. Um den Bedürfnissen der ALTERNATIVE bestmöglich gerecht zu werden, wurden spezifische Funktionen wie Scan to Mail oder Scan to Folder eingerichtet. Ebenso wurden spezielle Anforderungen wie zum Beispiel der „vertrauliche Druck“ für die Geschäftsleitung oder das Scannen von Kreditoren für die Buchhaltungssoftware erfüllt. Abschliessend wurden die Mitarbeitenden persönlich eingeführt und konnten somit, optimal unterstützt durch die neuen Geräte, zeitnah weiterarbeiten.

Neues Multifunktionsgerät im Einsatz bei der ALTERNATIVE
Neues Multifunktionsgerät im Einsatz bei der ALTERNATIVE