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Wenn das neue System die gewohnte Arbeitsweise auf den Kopf stellt…

29. Oktober 2020

…kann dies im Unternehmen einen Effizienzschub auslösen

Unsere Kundin, die Bewilux AG, hat in den vergangenen zwei Jahren eine grundlegende Veränderung durchgemacht. Die Art, wie heute gearbeitet wird, hat sich gegenüber früher komplett verändert. Bewilux arbeitet jetzt effizienter, effektiver und digitaler. Treiber dieser Transformation ist ein IT-Projekt.

Etwas mehr als zwei Jahre ist es her, als bei Bewilux* ein grösseres Update des bestehenden ERP-Systems** anstand. Dies hat unsere Kundin zum Anlass genommen, zu überdenken, ob für die künftigen Anforderungen ein neues System benötigt wird. Gemeinsam mit Bitfee wurde ein Anforderungskatalog erstellt. So weit, so unspektakulär. Bemerkenswert ist, dass beim Definieren der Anforderungen bereits in die Zukunft gedacht wurde. Die Idee davon, wie der Markt und die Bedürfnisse der Kunden sich entwickeln werden, ist in die Evaluation des Systems miteingeflossen. Die Wahl fiel auf das branchenunabhängige ERP namens PROFFIX. Nicht zuletzt, weil es dem Nutzer ermöglicht, selbständig Änderungen vorzunehmen.

«Das ein IT-Projekt die Art wie ich arbeite, derart auf den Kopf stellen wird, hätte ich nicht erwartet».
René Kaufmann, Geschäftsleiter Bewilux

Das Projektteam bestehend aus der Geschäftsleitung von Bewilux und Semina Grabus, der Projektleiterin von Bitfee, hinterfragt nun sämtliche bestehende Prozesse, Arbeitsweisen, Strukturen. Ziel dieser Übung ist es, die Prozesse und Stammdaten im neuen ERP so aufzubauen, dass effizient gearbeitet werden kann. Eine weitere Anforderung ist, dass man von überall her rasch auf gewünschte Daten zugreifen kann.

Projektarbeit bei Bewilux_2

Monika und René Kaufmann mit Bitfee-Projektleiterin Semina Grabus

«Veränderung löst Widerstände aus. Zugegeben, die hatte ich auch!»
René Kaufmann, Geschäftsleiter Bewilux

Als Folge der Prozessanalyse wurde die Artikelstruktur von Grund auf neu aufgebaut. Statt der ursprünglichen 5’000 Artikel, umfasst das neue ERP-System schlussendlich 100’000. Die neue Artikelstruktur sowie die dazugehörigen Nummernkreise wurden von Bewilux mit naher Begleitung von Bitfee erstellt. Auch wurde neu definiert, dass nicht mehr die Offertnummer zur Orientierung dient, sondern neu eine Projektnummer generiert wird. Daraus resultiert eine neue Suchweise sowie Gewichtung der Dokument- bzw. Projektnummer.

«Semina Grabus hat uns in allen Phasen des Projekts begleitet. Es hat sich angefühlt, als hätten wir eine zusätzliche Mitarbeiterin.»
René Kaufmann, Geschäftsleiter Bewilux

Bitfee hat Bewilux auf allen Ebenen unterstützt: Von der Planung, technischen Koordination bis hin zum Aufbau einer geeigneten Artikelstruktur und schlussendlich dem Erstellen der individualisierten Schulungsunterlagen.
Bei der Einführung von Proffix, ein halbes Jahr nach dem Projektstart, arbeitet Semina Grabus eine Woche in den Büros von Bewilux. Sie konnte so vor Ort auf die Fragen der Mitarbeitenden eingehen und neue Bedürfnisse direkt an den externen Proffix-Partner weiterleiten.

«Heute arbeiten wir in vielen Bereichen effizienter als vor dem Projekt. Wir haben nochmals an Tempo und Flexibilität zulegen können. Alle meine Bedenken wurden positiv widerlegt.»
René Kaufmann, Geschäftsleiter Bewilux

Heute, knappe zwei Jahre nach der Systemumstellung, kann Bewilux verschiedene Prozesse nennen, die sich digital und dadurch effizienter gestalten.

So ist beispielsweise der Produktkatalog online verfügbar:
Wo früher die Produkte regelmässig im ERP und zudem im Excel und Word für den Produktkatalog nachgeführt werden mussten, reicht heute ein Eintrag im Proffix.

Informationen zentral und digital, statt dezentral und in Papierform:
Alle Informationen rund um die Kunden sind im ERP abgelegt z.B. Rabatte, Zahlungsmoral, Lieferdatum. Die Daten werden nach Farben kategorisiert, sodass der Leser auf einen Blick die notwendigen Informationen finden kann. Der Kundenbetreuer muss nun nicht mehr in der Buchhaltung nachfragen oder in einer Papierakte nach den gewünschten Informationen suchen, bevor er dem Kunden eine Auskunft geben kann.

Automatische Produktkonfigurationen dank Produktvorschlag und cleveren Nummernkreisen:
Bitfee hat mit Bewilux ein System entwickelt, indem nur noch die Zubehörartikel vorgeschlagen werden, die auch zum Hauptprodukt passen bzw. konfigurierbar sind.

Digitale Auswertungen in kurzer Zeit:
Welcher Artikel wird am seltensten bestellt? Wie viele Kunden haben Wartungsverträge? Welche Artikel werden oft als Option offeriert? Solche Fragen können heute mittels Mausklick beantwortet werden.

«Ein neues IT-System kann zu grundlegenden Veränderungen im Unternehmen führen. Beruhigend, wenn man einen zuverlässigen Partner zur Seite weiss. Hierfür gebührt allen Beteiligten unser herzliches Dankeschön.»
René Kaufmann, Geschäftsleiter Bewilux

*Bewilux AG mit Sitz in Hünenberg ZG ist der Spezialist für Glasarchitektur, Lichtkuppeln, Durchsturzsicherheit und RWA-Technik. Dabei unterstützt Bewilux die Kunden von der Beratung bis zur Montage.

**IT-System zur Ressourcenplanung im Unternehmen (Enterprise-Resource-Planning)

Wir unterstützen Sie bei der Evaluation zukunftstauglicher ERP-Lösungen. Bitfee prüft unabhängig und fokussiert dabei auf Ihre Bedürfnisse: service@bitfee.ch.